Документальное оформление поступления и расходов материальных запасов.
Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.
Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложены на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.
Отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов
, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.
В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт
, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд
и доверенность
, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению.
Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами
форма М-4. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.
В тех случаях когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемки материаловформа М-7, которая служит для предъявления претензий поставщику.
Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей
Расход материалов, отпускаемых в производстве и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами
форма №М-8. Их выписывает плановый отдел в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц.
Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверх лимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной
форма №М-11 на замену.
Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположены за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону
форма М-15, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. При перевозки материалов автотранспортом для покупателя оформляют товарно-транспортную накладную
.
Для учета движения материалов кладовщик оформляет карточку складского учета.