Операции по исполнению работ картотеки

При описании этих операций мы условились считать, что карточка фактического расхода попадет в то же место, что и карточка предварительного расхода, и показали, как это происходит. Но может случиться, что, по каким-либо причинам, карточка фактического расхода не будет своевременно прислана, тогда на основании имеющейся карточки предварительного расхода Картотека имеет возможность это проверить, установить неиспользованное количество ордеров, в также, что важнее всего, эту карточку получить в порядке запроса.

С момента фактической передачи продуктов в руки потребляющего учреждения начинается следующий процесс – заприходования продукта. Тут Картотека производит следующие операции: карточка фактического прихода, берущая свое основание на том складе или предприятии, где продукт заприходован, подвергается тем же операциям, что и карточка фактического расхода, в конечном счете попадая в место хранения карточек того учреждения, которое этот продукт получит, но тут она автоматически встречается с карточкой фактического расхода.

Здесь наблюдается третий момент механического контроля – проверка объема требования с объемом полученного продукта. Для того, чтобы этот момент контроля зафиксировать на карточке предварительного расхода, делается отметка „исполнено полностью, частью и т. д.”, и с этой отметкой карточка отсылается довольствующему учреждению по принадлежности.

Карточка-же фактического прихода, проходя весь круг указанных операций, отражает исполнение фактического прихода соответствующими отметками на реестр-карточках, вплоть до той реестр-карточки, которая фиксирует наличность данного предприятия или склада; сама же она направляется в группу учреждений по потребительской систематизации, в реестр-карточке которых записывается постоянная наличность данного продукта у данного учреждения.

Карточка типа извещения о предстоящем получении продукта, которая составляется в том случае, когда продукт получается не по ордеру, а из центра (например накладная Главбума на три вагона бумаги для Правбума), подвергается в Картотеке в общем тем же операциям, что и другие функциональные карточки, с тем лишь изменением, что она, пройдя цикл номенклатурных операций, направляется, как уведомление, прямо, адресату.

Все операции с указанными четырьмя видами карточек в общей сумме дают полное представление о наличности продуктов в потребляющих и довольствующих органах, как в отдельности, так и вместе взятых.

Номенклатурная систематизация дает исчерпывающий ответ на вопрос о продуктообороте по названию и характерному размеру каждого продукта, находящегося на данной территории.

Систематизация по признаку потребляющего учреждения отвечает на то, когда, откуда и какие продукты любое потребляющее учреждение получило и как они использовались.

Систематизация по довольствующим учреждениям дает ясное представление о том, когда, кому и какие продукты им отпущены, какое наличие и какие продукты довольствующее учреждение имеет в целом и в каждом складохранилнще в любой момент.” [1,с.78-80]

Как видно повседневная работа Картотеки включала большой объем работ по переписи одной и то же информации из одной карточки в другую, чем обеспечивался дополнительный контроль над движением продуктов.